在商務場合中除了之前文章介紹的書信溝通之外， 電話也是日本人常用的聯絡方式之一。看完上一篇的日文接電話介紹，緊接著就讓我們繼續來看看日文打電話篇，認識打電話基本禮儀，常用電話例句，和最後的情境會話範例， 看看如何將學習到的日文電話用語應用在與客戶實際連絡的情境中吧!
日文打電話禮儀
1. 注意打電話時間
在工作上如果需打電話給日本客戶應注意避開以下幾個時間點，一大早剛上班/ 中午吃飯休息/ 晚上下班後/ 假日休息時間。
在非正常的工作時間聯繫客戶的時候可以使用以下句子。
- 朝早くから失礼致します。 ( 早上)
- 昼休み中恐れ入ります。( 午休)
- 夜分遅くに申し訳ございません。 ( 晚上)
- お休みのところすみません。( 休假時)
2. 報上自己的公司名和姓名
電話接通後，打電話的人要記得先報上自己的公司名和姓名等資訊( OO会社のOOでございます)，不要因為緊張就急著把自己的話說完， 對方可能會滿頭問號喔。
當接電話的人不是你要找的可以用以下的句型詢問， 另外，在一間大公司裡擁有同樣姓氏的日本人可能非常多， 因此加上部門名稱可以更快的幫你轉接到對的人!
- OO部のOO様はいらっしゃいますか。( OO部門的OO先生在嗎)
- OO部のOO様、お願いできますでしょうか？( 可以幫我轉接OO部門的OO先生嗎)
3. 清楚簡要的傳達內容
說電話時請記得一大原則: 長話短說講重點，當對方接電話後， 如果討論的時間會比較長，可以先詢問對方目前是否有空講電話，或是可否借用幾分鐘說話等，再繼續討論來電目的和內容，會讓對方有被尊重的感覺。
- お忙しいところ、恐れ入りますが、少々お時間いただいてもよろしいでしょか。( 百忙之中打擾您了,可以占用一點時間嗎)
- 今、お電話よろしいでしょうか。OOの件でご連絡させていただきました。( 現在方便講電話嗎?想和您討論OO事)
- OO分ほどお時間いただいてよろしいでしょうか。OOの件でお話をしたのですが…( 可以占用您OO分鐘的時間嗎? 想和您討論OO事)
4. 掛電話:打電話的一方先掛電話
討論完主要事情， 掛電話前在雙方會說完”失禮いたします”後， 需要由打電話的一方掛掉電話， 並記得輕放下話筒， 或是可以直接按掛斷按鍵。
常用日文電話用語
打電話到客戶公司時如果知道分機號碼通常可以直接找到主要的窗口, 但是當要找的負責人不在時麼辦呢?
先不要急著和對方說謝謝就掛電話，這時可以使用以下的電話用語, 更進一步詢問自己要找的負責人何時回公司或是有空, 也可以請對方幫忙留言轉達等, 這樣就不用傻傻地等不知道對方是否回電, 對於可以再連絡對方的時間點自己心裡也能有個底,一起來看看遇到這種情況時可以怎麼說。
日文電話例句一: 詢問對方什麼時候回來
- お戻りは何時頃でしょうか。( 基本)
- お戻りは何時頃のご予定でしょうか。
- 恐れ入りますが、OO様は何時頃、お戻りになりますか。( 較尊敬)
日文電話例句二: 請幫忙留言或轉達事情
- ご伝言をお願いできますか。( 基本, 請總機幫忙留言給對方)
- 恐れ入りますが、OO様にご伝言をお願いしてもよろしいでしょうか。( 較尊敬)
- 折り返しの電話でお願い出来ますでしょうか。( 請總機告知對方並請他回電話)
- OO様にOO会社のOOから電話があったことをお伝えください。( 較尊敬)
- お手数ではございますが、OO会社のOOまで折り返しお電話くださるようお伝えいただけますでしょうか。( 較尊敬)
日文電話例句三: 會再回撥電話
- では、後ほどかけ直します。( 那我稍後回電)
- それでは、こちらから改めてご連絡を差し上げます。
- それでは、3時過ぎにもう一度お電話いたします。( 三點過後會再回撥電話)
日文電話例句四: 打錯電話時
- 恐れ入りますが、そちらのお電話番号はOOOO番ではございませんか。/ 先再次確認自己撥的電話號碼是否正確
- 大変失礼いたしました。電話をかけ間違えてしまいました。/ 確認是打錯電話後道歉
日語電話情境範例
情境:
出格公司的格格( 自己)在一大早收到上司的指令， 必須打電話向ABC公司的B先生( 對方)更改4/3的電話會議時間。
日文會話範例:
( 電話接通…)
對方: いつもお世話になっております。ABC会社のAと申します。
自己: 朝早くおそれいります。出格会社の格格と申します。営業部のB様はいらっしゃいますか。
對方: はい、少々お待ちください。……申し訳ございませんが、Bはただ今、席を外しております。何か伝言がございましたら、お伝えいたします。
自己: それでは、お願いできますか。
對方: はい、どうぞ。
自己: ４/３午後2時の電話会議を午前１０時に変更していただきたいとお伝えてください。
對方: かしこまりました。念のため復唱いたします。４/３午後2時の電話会議を午前１０時に
変更なさりたいというこどでよろしいでしょうか。
自己: はい、そうです。よろしくお願いいたします。
對方: 承知いたしました。
自己: では、失礼いたします。
對方: 失礼いたします。
( 由自己先掛掉電話…)
看完了電話日文的接打用語， 是否還是覺得用電話和日本客戶聯絡會莫名的緊張呢? 其實講電話的內容真的千變萬化、很難預測， 我們可以做的就是掌握好基本的流程和句型和大量練習。
如果你朋友也有商務日文電話接打的問題，歡迎把文章分享給他一起互相對話練習， 相信這樣可以進步得更快!覺得用電話聯絡太困難的你， 也可以試著從商用日文郵件的書寫開始著手喔!
