在商務場合中除了之前文章介紹過的商用日文書信郵件之外， 電話也是常見的聯絡方式之一。
在日商工作中，熟悉接電話禮儀, 基本的電話流程和電話用語是必備的職場技能之一?
一起來看看接到日本客戶來電時，有哪些需要特別注意的電話禮儀，和接電話日文的實用範例吧!
日文接電話禮儀
1. 鈴響三聲內接起
一般來說， 在日文商務電話禮儀上，應在電話鈴聲響三聲內接起，但可能依公司或企業文化不同而略有差異。
如果因某些事情延誤， 在鈴響三聲後才接起，可以先說句“ お待たせいたしました”(讓您久等了) 。
2. 開頭不可使用” もしもし”
在商用電話中，接起電話後使用” はい” 較為正式, 不能使用平常和朋友說的” もしもし”。
另外常見的接電話開頭也有” いつもお世話になっております”(承蒙您平時的照顧)，或是“ お電話ありがとうございます”(感謝您的來電)。
如果是對公司內部的同事則可以說聲” お疲れ様です”(辛苦了)。
3. 準備好紙筆
在電話旁邊應該準備好紙筆，以方便接聽電話時可以隨時取得並做紀錄。
一方面是對方要找的人如果不在， 需要留言時可以寫下來，另一方面也是因為接聽電話者通常會在最後覆誦對方的請求及目的，確認聽到的內容是否正確， 為了避免漏掉細節用紙筆記錄下來是最好的方式。
4.掛電話:等打電話的人先切掉
討論完事情後,雙方會在掛電話前互相說聲” 失禮いたします” 後，需由打電話的人切掉電話， 所以記得要等對方先掛斷，或是等2-3秒後再放下話筒，不要讓對方聽到掛電話後嘟嘟嘟….的聲音。
日文接電話用語
在工作場合中， 會遇到的接聽電話狀況有很多種，以下整理了常見的情境，以及一定會講到的日語電話用語和例句，一起來練習用有精神的聲音大聲念出來，下次接到電話時就可以像反射動作一樣脫口而出!
電話用語1. 詢問對方名字…
當接起電話時, 聽到一長串日文時, 常常會有的狀況就是沒聽清楚對方的名字, 請對方再說一次名字，或是想要再次確認時可以利用以下的例句。
- もう一度お名前をおっしゃっていただけますか？
- 恐れ入りますが、お名前をお伺いしてもよろしいでしょうか?
- 失礼でございますが、どちら様でいらっしゃいますか?
電話用語2. 聽不清楚時…
在日文的商務電話中, 當對方講話聽不清楚或是聲音太小的時候, 請記得不要使用” 聞こえません” 或是” 声が小さいです”，這樣會被認為是沒有禮貌的, 在電話中請改用以下的講法
- 恐れ入りますが、少しお電話が遠いようですので、もう一度お願いいたします。
- 電波状況が不安定なので、もう一度お聞かせ頂けますか？
電話用語3. 轉接電話時…
當你需要把電話轉給其他分機或是負責人時, 使用以下日文例句請對方稍後片刻再幫忙轉接
- OOに代わりますので、少々お待ちください。(我將為您轉接給OO, 請稍後)
- OOでございますね。ただいまおつなぎ致します。少々お待ちくださいませ。
- かしこまりました。内線xxx番におつなぎします。(好的,幫您轉接分機xxx )
接起轉接電話的人第一句話” 必說”的電話日文用語! 讓對方知道電話已經被轉給別人, 並報上自己的姓名
- はい、お電話かわりました。OOです。(您的電話已經轉接, 我是OO)
電話用語4. 負責人不在時…
接電話的人,一定常會遇到各種負責人無法接電話的場合, 這些情況用日文要怎麼說呢? 以下是你可以follow 的3大SOP , 1)先告知對方負責人無法接電話的原因, 2)再確認對方是否需要留言或是有自己可以協助處理的業務, 最後如果是留言的場合, 3)再和對方確認講話內容是否正確
Step1:
- ただ今席を外しておりますが…(不在位子上)
- ただ今ほかの電話に出ております。(電話中)
- ただ今会議中でございます。(會議中)
- 本日、休みを取っております。/ 本日、OOは休んでおります。(休假)
- あいにくOOがただいま外出中でございます。戻り次第お電話するよう申し伝えます。(外出,晚點進公司) / 戻らない予定となっております。(不會再進公司)
Step2 : 詢問對方需求
- 何か伝言がございましたら、おつたえいたしますが、( 詢問對方是否留言)
- 伝言をお預かりいたしましょうか？( 詢問對方是否留言)
- よろしければ、ご要件を承りますが…
Step3 : 確認電話內容的覆誦用語
- 念のため、復唱いたします
- 念のため、繰り返します。( 我再重複一次剛剛的內容)
- (談話內容)…..ということでよろしでしょうか。( ……是對的嗎?)
Step4 : 最後掛斷電話用語
- それでは、失礼致します。
- 今後ともよろしくお願いいたします。
- お忙しいところ、ありがとうございました。
電話用語5. 需確認再回撥電話時…
當講電話的當下無法立即回覆客戶的問題, 需要再確認的時候可以使用以下日文用語, 告訴對方需要一些時間確認,並會再回撥電話
- 私では分かりかねますので、お調べして折り返しお電話いたします。
-
恐れ入りますが、その件に関しましては少々お時間を頂戴したいのですが、折り返しお電話をさせていただいてよろしいでしょうか？
其他實用電話用語6.
- 先ほどは誤って電話を切ってしまいまして、申し訳ありませんでした。おかけ直しくださいまして、ありがとうございます。( 不小心掛掉電話 對方再次重撥時)
- 大変申し訳ございませんが、お声が届かない状況ですので切らせていただきます。( 遇到打來不出聲的幽靈電話時)
日文電話號碼念法
日文電話號碼和平常只有數字時的唸法稍有不同，來看看以下電話日文拼音一起認識如何用日文說電話號碼和特殊電話，以及要怎麼詢問對方的電話號碼。
- お電話番号をいただけますでしょうか。( 請問您的電話號碼是 )
- 恐れ入りますが、お電話番号をお願いできますか。
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| いち/ ichi | に/ ni | さん/ san | よん/ yon | ご/ go |
| 6 | 7 | 8 | 9 | 0 |
| ろく/ roku | なな/ nana | はち/ hachi | きゅう/ kyu | ゼロ/ zero |
*報警用的110要唸成: ひゃくとおばん (110番)
*叫救護車用的119要唸成: ひゃくじゅうきゅうばん (119番)
商用電話日文會話在實際應用時其實並不容易，緊張的心情，加上對方的口音對非母語者的我們也是一大挑戰，但是把握以上基本的接電話禮儀和常用例句，累積更多的實戰經驗，相信你可以對電話日文越來越上手喔!
