在工作中,大量的收發郵件是很普遍的事,想去日商工作,或到日本求職,以郵件方式和日本客戶討論事情的情況一定很多,對於日文商業書信你也有以下的問題嗎。
日文電子郵件怎麼寫? 信件開頭和結尾怎麼寫?寄日文mail有沒有沒有常用的句型範例?其實和寫作文相比起來,商用日文Email相對來說是簡單的,為什麼這麼說呢?
因為日文信,有自己固有的郵件格式和和寫法,包含信件開頭的問候,郵件要談的主題, 以及信件結尾, 都有常用甚至可以照抄的實用句型!看完以下介紹,你也可以輕鬆寫or 抄出一篇日文Email。
認識商用日文信件格式
商用日文郵件實用範例句型
認識商用日文信件格式
1. 宛名(あてな): 收件人
郵件內容主要的負責人或窗口, 日文信件的開頭多以(OO様、OOさま)尊稱對方,而不是邊口語使用的尊稱さん, 且一般只會寫出對方姓氏,而非全名。
如果是第一次聯絡的客戶, 本文的開頭加上公司名,所屬單位(OO株式会社 OO部OO様), 來稱呼對方,會顯得較適合
2. CC & BCC: 副本, 多方傳送訊息功能
- CC (Carbon Copy): 透過CC可以將一件訊息同時傳送給相關人員掌握進度,收件人彼此都能看見電子郵件地址,當以CC功能發送郵件時可特別在主文中標註(CC: OO様)
- BCC (Blind Carbon Copy): 收件人無法得知用BCC傳送的收件人的任何資訊
3. 件名 (けんめい):信件主旨、 標題
為了在茫茫的郵件海中,能一眼看出信件的核心內容,分辨事情重要性,甚至判斷要不要打開信件,因此有一個清楚明瞭的主旨是很必要的
- OOOの案内(說明或介紹)
- OOOのお願い(請求幫忙)
- OOOのお知らせ(通知)
- OOOについてのお問い合わせ(詢問)
另外, 善用小標題, 讓郵件可以迅速被注意到, 收件人一目了然你的訴求, 也能盡快做出相對回應, 以下幾個常見加在郵件主旨的最前方
- 【至急】 緊急郵件,希望對方盡快回信
- 【要返答】 郵件需要回覆,希望對方特別注意
- 【重要なお知らせ】 重要通知, 希望對方留意
- 【返答〆切10月11日正午】 希望對方在截止日期前回覆郵件
4.添付 (てんぷ):夾帶檔案
當郵件附上檔案或相關參考資料時可以在信件中加上以下句型告知收信人
- 添付ファイルをご参照ください。(請參考附檔)
- OOOに関する、ファイルを添付いたしました。(請參考附檔的文件)
5. 主文(しゅぶん):日文郵件內容,主要想傳達的消息或溝通的事項
撰寫主文時有以下幾點可以特別注意
- 於日文信件開頭寫出郵件的目的或是主題,讓讀信的人一目瞭然
- 排版需清楚簡要, 可善用表格或列點說明的方式
- 一封郵件只寫一個主題或討論一件事
- 避免口語,使用敬語或商業用字詞,如果對於尊敬語或謙讓語的表達還不是很熟悉的你, 別忘了使用です形和ます形是最基本的
了解日文書信的格式後,在寫郵件時和讀郵件時腦中就有個初步的結構,知道一篇日文郵件的基本組成。
以下介紹幾組常見又實用的日文商用郵件範例及句型,還是初學者的你可以記住基本的句型,等日文mail寄信、回信的經驗越來越多之後再朝著進階用法邁進!!
商用日文郵件範例句型
1.日文信件開頭怎麼寫
在收件人之後, 要寫出來信的主旨或目的前不要忘了, 日文郵件有所謂的” 冒頭の挨拶” , 像是先和對方打個招呼, 問候一下的習慣, 可以使用以下幾個範例。
- お世話になっております。(基本, 最常使用)
- いつも大変お世話になっております。(尊敬用法)
- 毎度、お世話になっております。(尊敬用法)
- 初めてメールいたします、OOと申します。(第一次寄信給對方)
- お忙しい中早速ご対応いただきまして誠にありがとうございます。(回信時用)
- いつもご愛顧いただき、厚く御礼申し上げます(對象為客人)
- 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。(用於對公司外之正式文件)
2.點出郵件主旨
於開頭打完招呼,可以使用以下句型,在第一句話明確點出要需要討論的事情或主題。
- OOOについて、
- OOOにつきましては、
- OOOの件ですが、
3.日文郵件結尾怎麼寫
在寫中文郵件時一般我們會在最後寫上”謝謝”, 作為結束, 然而, 在日文郵件中的結尾( 結び), 不會使用”ありがとうございます”, 而是會依照不同目的寫上對應的用語, 以下介紹4種日文信的結尾範例!
一般結尾
- どうぞよろしくお願いいたします。(基本, 最常使用)
- なにとぞ宜しくお願い申し上げます。(尊敬用法)
- 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
- 以上、お知らせいたします。
(自己)確認後回覆
- 確認次第ご連絡いたします。
- ただいま確認しておりますので、今しばらくお時間をいただきたく存じます。
請對方確認
- ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
- よろしくご検討いただけますよう、お願い申し上げます。
請對方回信
- ご返信をお待ちいたしております。
- ご回答よろしくお願いいたします。
- お手数ではございますが、ご返信いただきますようお願いいたします。
- 至急ご連絡いただけますようお願い申し上げます。(緊急時請對方盡快回復)
4.常用日文郵件用語
感謝用語
- ご協力誠にありがとうございます。
- 心より感謝申し上げます。
道歉用語
- お詫び申し上げます。
- 大変申し訳ございません。
- ご迷惑をお掛けして申し訳ございません。
- お急ぎのところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
- 何とぞご理解いただきたく、ご了承ください。(請對方諒解)
看完以上的整理介紹後, 對於日文商用書信你是不是有點頭緒和了解了呢? 告訴你一個可以快速進步的小秘密~
那就是現在開始利用以上的範例句型,著手練習寫日文e-mail吧 : )
想寫好商用書信, 認識及懂得使用日文敬語絕對能事半功倍! 簡單易懂的丁寧語,尊敬語,及謙讓語用法看這篇